勤務している会社がプライバシーマークの取得を目指すことになりました。
個人情報を含む文書取扱いが増えてきたことと、企業の信頼をアップさせ、取引先の拡大と業績アップを狙ってのことです。
うちの職場にはシュレッダーがありません。
高額ですし、小さな事務所なので置き場に困るからです。
シュレッダーは、賃貸しているオフィスビルの共用物を利用させて頂いています。
そのため、ちょくちょくシュレッダーするのが面倒で、机の上や段ボール箱の中に、シュレッダーすべき書類が山積みになっていたりします。
玄関ドアにセキュリティーがかかっているから安心というわけ。
しかし、それでは、プライバシーマークの取得にはつながりません。
ルールを徹底するとともに、共有のシュレッダーでは外部の人も利用するので安心できないと、機密文書の廃棄業者への委託を検討することに。
利用したのは、「機密文書の廃棄業者比較サイト」
個別に業者を探すより、一括して比較できたり、業者選びのポイントがチェックできるので、初めて利用する我々にとっては、とても有用でした。
うちの会社の場合、担当者がアルバイトなどではなく、正社員であること。
できれば、２名以上で回収に来てくれること（１名だと漏えいリスクやいい加減な取扱いの恐れが拭いきれない）
業者が、ISO27001とは、情報セキュリティマネジメントにおける国際規格を取得していること。
専用の廃棄工場を持ち、工場のセキュリティが徹底されていること。
廃棄処理後に、廃棄処理終了の証明書が発行されること。
万が一の業者による情報漏えいに備え、損害保険に加入し、賠償をしてくれること。
ある程度の実績（歴史）があり、これまで一度も漏えい事故や事件を起こしていないこと。
こんな観点から、業者を絞り込みました。
また、小さい企業で、今後、どの程度、廃棄文書が増えるか未知数のところがあるので、定期的な回収サービスのほか、スポットでもお願いできる業者があるかチェック。
場合によっては、まずはお試しで、スポット回収からお願いし、順調であれば、定期回収をお願いしようかとも考えています。
また、うちの会社では、なかなか文書を施錠して保管という習慣が根付かないため、業者から機密文書回収ボックスをレンタルすることも検討中。
しっかりした専用ボックスがあれば、ココに入れるぞ！とルールを徹底できそうなので、レンタル料などのコストも勘案しつつ、業者の選別に役立てたいと思います。